Press "Enter" to skip to content

Huoltoyhtiön kilpailutus

Taloyhtiöt tarvitsevat asiantuntemusta huoltoyhtiöiden kilpailutuksessa

Suuri osa taloyhtiöistä ostaa kiinteistönhoitopalveluita – esimerkiksi siivousta ja pihan aurausta – ulkopuoliselta huoltoyhtiöltä. Kun huoltoyhtiön työnjälki ei miellytä, huoltoa lähdetään herkästi kilpailuttamaan. Kilpailutus ei kuitenkaan ole ainoa vaihtoehto. Uutuuskirja Kiinteistönhoidon osto-opas kertoo, milloin huoltoyhtiöt kannattaa kilpailuttaa ja mitä taloyhtiön tulee ottaa huomioon kiinteistönhoitoa ostaessaan.

Header menu FI

Huoltoyhtiön valinnassa on pelkän hinnan lisäksi hyvä huomioida muitakin tekijöitä. Tärkeää on huoltoyhtiön sijainti ja toiminta-alue eli kuinka lähellä firman käyttämä huoltohalli ja kalusto on sekä minkälainen kyky yhtiöllä on tuottaa siltä vaadittavat palvelut. Jos vaatimukset eivät toteudu, sen joutuu huomaamaan erityisesti talvikuukausina, kun lumityöt vaativat reagointia. Nykyisin myös digitaalinen valmius, kuten sähköisen huoltokirjan käyttö, kannattaa tarkistaa huoltoyhtiön valintaa tehtäessä.

Onko kiinteistönhoitopalvelut pakko aina kilpailuttaa? Toinen ratkaisu voi olla taloyhtiölle edullisempi

"Myös silloin kannattaa harkita sopimusmuutoksia, jos kiinteistönhoitosopimus tuntuu liian epämääräiseltä, lisälaskutuksen taustoista ei ole tietoa tai jos sopimus pitää muuten ajantasaistaa”, kertoo Pennanen, joka on kiinteistöpalvelujen kilpailutusta ja kuntotutkimuksia tarjoavan Awillas Oy:n toimitusjohtaja.

TUNTUUKO TÄMÄ TILANNE TUTULTA?

Saamme isännöintitoimistojen tarjoukset samansisältöisellä lomakkeella. Siten varmistamme, että jokainen tarjous sopii suoraan pisteytystaulukkoomme ja että voimme vertailla tarjouksia rinnakkain. Laadimme taloyhtiösi hallitukselle kattavan raportin kilpailutuksen tuloksista; hallitus tekee itsenäisesti päätökset ja lopullisen valinnan isännöitsijästä. Isännöintimeklarin toteuttama kilpailutus on hallitukselle luotettava lähtökohta uuden isännöintipalvelun valintaan.

Myllypurossa sijaitsevan Asunto Oy Alakiventie 3:n isännöitsijä Liisa Anttila isännöinti Saarinen Oy:stä antaa selkeän neuvon taloyhtiöille, jotka ovat valitsemassa huoltoyhtiötä. “Huoltoyhtiön ei tule rönsyillä liikaa eri suuntiin. Hyvä huoltoyhtiö pitää toimintansa pienellä alueella, ottaa hoidettavakseen riittävän vähän yhtiöitä henkilöstöönsä nähden ja osaa sitouttaa työntekijänsä.”

4. Keitä kiinteistönhuollossa on töissä? Minkälainen tiimi tuli yhden talonmiehen tilalle?

Talonmies pitää huolta taloyhtiön yhteisten tilojen ja piha-alueiden siisteydestä. Talonmies huolehtii myös liputuksesta taloyhtiössä ja huolehtii ovien, valaistuksen ja taloyhtiölle kuuluvien koneiden toiminnasta. Talonmiehen tehtävä on valvoa kiinteistön kuntoa ja ilmoittaa jos taloyhtiössä ilmenee suuria korjaustarpeita.

Käytännön tietoa

ei taloyhtiössä yleensä lähdetä millekkään tarjouspyyntö-tarjous-tilaus-tilauksenvahvistus-leikkiin, vaan riittää hallituksen tahdonilmaisu, että toi tai toi pitäis tehdä. Huoltoyhtiö sitten laskuttaa materiaalit ja siihen käytetyt tunnit. Teillä(hallitus) on nyt mahdollisuus kertoa asia isännöitsijälle, joka selvittää teille tilanteen, ellei se onnistu, vaihdatte isännöitsijää. Ellei huoltoyhtiöltäkään saa vastausta, vaihdatte huoltoyhtiötä. Seuraavaksi viette asian yhtiökokouksen päätettäväksi ja vaihdatte hallituksen, myöntämättä vastuuvapautta ao.laskun osalta.

Kiinteistön huolellinen hoito on kuin laittaisi rahaa pankkiin. Se ehkäisee kalliiksi käyviä ongelmia kuten kosteusvaurioita, sisäilmaongelmia tai talvikelien tapaturmia. Sen ansiosta huoltotarve vähenee ja huoltovälit pitenevät – rahanarvoinen hyöty sekin. Hyvin hoidetun kiinteistön käyttöikä pitenee merkittävästi ja omaisuuden arvo säilyy sukupolvelta toiselle. Myös asumisviihtyvyys paranee ja sen seurauksena asukkaiden oma huolenpito asuinympäristöstään lisääntyy.

Yhtenä oikeudellisena kysymyksenä pohditaan, onko isännöitsijä toiminut huolellisesti. Oikeudenkäynnissä syyttäjä esitti, ettei isännöitsijän huolellista toimintaa ole tai voi olla pelkästään se, että hän kilpailuttaa ja valitsee tarkasti huoltoyrityksen. Isännöitsijällä on syyttäjän mukaan velvollisuus käydä säännöllisesti paikan päällä taloyhtiössä tarkkailemassa, missä kunnossa rakennus ja katto ovat.

Kun taloyhtiön hallituksessa on tumpelo puheenjohtaja ja tumpelo isännöitsijä, niin kalliiksi käy kaikille. Jostain syystä samoja henkilöitä valitaan joka kerta uudelleen. Kun yhtiö on ajettu miltei konkurssin partaalle, vapaaehtoisia on enää vaikea löytää nostamaan yhtiötä kuiville.

Päävalikko

Tämä merkitsee hallituksen roolin korostumista. Heidän tehtävänsä on välittää ja ohjata suunnittelua esimerkiksi remonteissa. Ulkopuoliset toimijat vain esittelevät – yhtiökokous päättää ja hallitus toimii sen mukaisesti. On muistettava, että ulkopuolisten toiminta on liiketoimintaa, he ovat lojaaleja omalle työnantajalleen. On väärin olettaa, että he kantavat vastuuta esimerkiksi kustannustehokkuudesta tai asumishaitoista – siis asioista, jotka ovat osakkaille tärkeitä.

2 As Oy Allinnan Helmen perustiedot Valmistumisaika 08/2006 Asuntoja 25 Asukkaita 39 keski-ikä: 64,7 v. Huoneistoala m Bruttoala m Lämmitysjärjestelmä kaukolämpö, aurinkokennot Lämmönkulutus MW/h Sähkönkulutus kw/h Vedenkulutus L/as/vrk Suomen k.a L/as./vrk. Lämpöindeksi kwh/m3 24 (42) 23 (39) 25 (44) All.Helmi (Riihimäen k.a.) Hoitovastike /m2 1,87 2,00 1,87 2,20 Investoinnit

Pohjois-Tapiolan Isännöinti Oy on suomalainen isännöintitoimisto, joka huolehtii taloyhtiöiden hallinosta kolmella eri osa-alueella (hallinnolliset palvelut, taloudelliset palvelut ja tekniset palvelut). Toiminta perustuu asiakaslähtöiseen työskentelytapaan, jonka tavoitteena on luoda pitkäaikainen asiakassuhde. Haluamme varmistaa asiakkaillemme alan parhaat sähköiset palvelut, joten asiakkaillamme on aina käytössään uusimmat kiinteistöalan ohjelmistot. Henkilökuntamme on kiinteistöalan ammattilaisia ja käytätämme uusimpia toimintamalleja isännöintiin ja taloushallintoon liittyen.

Virhetilanne, pahoittelut..

Ja mikä tärkeintä, myös SATOn asukkaat ovat huomanneet, että huolto pelaa. Talojen asukkailta saadun palautteen perusteella tyytyväisyys pihapiirin ja talon huoltoon ja siivoukseen on kasvanut sen jälkeen, kun Unce aloitti työnsä. SATOn asiakaspalvelussa on myös pantu merkille, kuinka nopeasti Unce on omaksunut uuden järjestelmän ja toiminut yhteistyössä sujuvasti ja asiakasta arvostaen.

Oikotie suosittelee

Jatkuvasti esiin nousee tapauksia, joissa isännöitsijä on toiminut hyvän isännöintitavan vastaisesti. Usein kyse on yllämainitun pykälän rikkomisesta. Maallikoista koostuva hallitus ei aina huomaa puuttua omavaltaisen isännöitsijän toimiin. Tapaukset nousevat esiin aktiivisen hallituksen jäsenen alkaessa selvitellä asioita, riitatapauksissa, osakkaan kiinnostuessa mitä yhtiössä tapahtuu, tai isännöitsijän vaihtuessa uuden tarkastellessa taloyhtiön historiaa.